Hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh

Ngày nay, email được sử dụng khá rộng rãi trong đời sống cũng như trong công việc. Ngoài ra, email bằng tiếng Anh ngày càng quan trọng và bức thiết, từ các bức thư rất đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời.. trong đời sống hàng ngày cho đến thư xin việc rồi thư tín trong giao dịch thương mại.

Vì vậy hôm nay thanhtay.edu.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách viết email bằng tiếng Anh.

1. Cấu trúc của một email thông thường 

• Greeting – Chào hỏi
• Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu
• Introduction – Giới thiệu: Nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn.
• Main point – Nội dung chính: Có thể là một hay nhiều đoạn văn.
• Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có thể là yêu cầu sớm phản hồi hay đề nghị gặp mặt,…
• Signing of – Chào kết thư

2. Cách viết email công việc

Bởi Email công việc đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ trang trọng, nên bạn cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh.

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

2.1. Phần mở đầu – Beginning

Hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng:

Dear Sir/ Dear Madam

Lưu ý 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thu or Dear Mrs. Anh Thu

2.2. Phần nội dung chính – Body

Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó: Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: I am very happy to receive your email.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

• I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. 
  (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).
• I am writing with regard to your registration of Intercontinental Hotel Membership/ to the complaint you made on 21st October. 
  (Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên Khách sạn Intercontinental của quý khách/ để giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 21/10)
• With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you. 
  (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm)

Tiếp theo là phần nội dung chính của email: Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

Dạng 1: Making a request/ asking for information

Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:

• Could you please let me know if you can attend our Aniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February? 
  (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19/02?)
• I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two days. 
  (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày).
• Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available. 
  (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mại hiện có)

Dạng 2: Offering help/ giving information

Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

• We are happy to let you know that your article has been selected for publication. 
  (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)
• We are willing to arrange another meeting with the manager. 
  (Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)
• Should you need any further information, please to contact hotline 0989.606.366. 
  (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0989.606.366)
• We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions. 
  (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu)

Dạng 3: Complaining

Phàn nàn

• I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. 
  (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)
• We regret to inform you that your payment is considerably overdue. 
  (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)
• I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. 
  (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

Dạng 4: Apologizing

Thư xin lỗi

• We would like to apologize for any inconvenience caused. 
  (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
• Please accept our dearest apologies for this delay. 
  (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)
• Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. 
  (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
• I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. 
  (Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

Dạng 5: Attaching files

Đính kèm tệp

• I am sending you the contract as an attachment. 
  (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)
• Please find attached the file you requested. 
  (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)
• I am afraid I cannot open the file you have sent me. 
  (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi)
• Could you send it again in PDF format? 
  (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

 2.3. Phần kết thúc – Ending

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:

• Thank you for your patience and cooperation. 
  (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)
• Thank you for your consideration. 
  (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)
• If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. 
  (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
• I look forward to hearing from you soon. 
  (Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)

Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.

• Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam
• Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
• Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ

Xem thêm: Mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

3. Cách viết mail cho bạn bè, người thân

3.1. Phần mở đầu – Beginning

Tương tự như với email công việc, bạn hãy bắt đầu bằng một lời chào hỏi

• Hi Julliet
• Hello John
• Dear Mary

3.2. Phần nội dung chính – Body

Giống như phần trên, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức thư.

• Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother.
  (Mình chỉ muốn viết đôi dòng để mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của mình/ để báo rằng chúng mình sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của mình)
• This is to invite you to join my family for dinner. 
  (Email này để mời bạn đến ăn tối cùng gia đình chúng tôi)
• I wanted to let you know that I have just got a new job. 
  (Tớ muốn báo cho cậu biết là tớ vừa mới có một công việc mới)
• I’m writing to tell you about my last holiday. 
  (Tớ viết thư để kể cho cậu nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tớ)

Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói

• Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you. 
  (Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)

Một số nội dung phổ biến khác:

Making a request/ asking for information

Đưa ra yêu cầu/ hỏi thêm thông tin

• I was wondering if you could come and see me sometime next week. 
  (Mình băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm mình vào tuần tới không)
• Do you think you could call her for me? I lost her phone number. 
  (Bạn có thể gọi cho cô ấy giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của cô ấy rồi)
• Can you call me back asap (as soon as possible)? 
  (Cậu có thể gọi cho tớ càng sớm càng tốt không?)

Offering help/ giving information

Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

• I’m sorry, but I can’t make it/ come tomorrow. 
  (Tớ xin lỗi, nhưng ngày mai tớ không đến được)
• I’m happy to tell you that my brother is getting married next month. 
  (Tôi vui mừng thông báo rằng anh trai tôi sẽ kết hôn vào tháng tới)
• Do you need a hand with moving the furniture? 
  (Bạn có cần tôi giúp một tay với việc chuyển đồ nội thất không?)
• Would you like me to come early and help you clear up the place? 
  (Cậu có muốn tớ đến sớm và giúp dọn dẹp chỗ đó không?)

Complaining

Phàn nàn

• I’m sorry to say that you’re late with the payments. 
  (Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán)
• I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected. 
  (Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng chỗ mà bạn gợi ý cho chúng tôi không tốt như chúng ta mong đợi)

Apologizing

Thư xin lỗi

• I’m sorry for the trouble I caused. 
  (Tớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra)
• I promise it won’t happen again. 
  (Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)
• I’m sorry, but I can’t come to the wedding next month. 
  (Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự đám cưới vào tháng tới được)

Attaching files

Tệp đính kèm

• I’m attaching/sending you our wedding photos. 
  (Tôi đã gửi kèm trong mail cho bạn ảnh cưới của chúng tôi)
• Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format? 
  (Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)

3.3. Phần kết thúc – Ending

Cũng như trong email công việc, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây:

• Hope to hear from you soon. 
  (Tớ hi vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)
• I’m looking forward to seeing you. 
  (Tôi rất mong được gặp bạn)

Cuối cùng là kết thúc thư bằng một số các từ sau và ký tên của bạn:

• Thanks, (Cảm ơn)
• Thank you, (Cảm ơn bạn)
• With gratitude, (Với lòng biết ơn)
• Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)
• Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)
• Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)
• Love (Yêu thương)
• Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)

4. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Giữ nội dung email ngắn gọn

Một email thể hiện sự chuyên nghiệp không nên quá dài. Vì không phải ai cũng có nhiều thời gian để đọc hết một email nhiều chữ và rối rắm. Hơn nữa, đôi khi người nhận cảm thấy nội dung quá nhiều, họ có thể sẽ chỉ đọc lướt.

Một lưu ý quan trọng là bạn nên sử dụng câu từ một cách ngắn gọn, rõ ràng. Đồng thời, chú ý các lỗi về chính tả, ngữ pháp cũng như cấu trúc viết email tiếng Anh. Thêm nữa, một email thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp không nên viết tắt. Tốt nhất bạn nên sử dụng “I am writing to…” thay cho “I’m writing to…”.

Dành thời gian để đọc lại và chỉnh sửa

Trước khi gửi đi, bạn cần một bước nữa cũng quan trọng không kém, đó là đọc lại và chỉnh sửa những lỗi sai (nếu có).

Theo đó, hãy rà soát lại và đảm bảo rằng nội dung thực sự ngắn gọn và dễ hiểu. Hãy chắc chắn rằng bạn viết đúng tên người nhận ở đầu thư. Cũng nên xem xét lại mục đích mà bạn đề cập không quá đột ngột và thể hiện được sự chân thành và thiện ý của mình.

Sau khi hoàn tất các bước, kiểm tra lại lần nữa địa chỉ người nhận đã đúng chưa. Sau đó nhấn gửi và đợi phản hồi từ người nhận.

Một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh:

• ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

5. Một số mẫu email tham khảo

Emails of invitation (thư mời)

Email 1

Hi Ian,
We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.

The meeting will take place next Thursday at 2pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.

If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.

Let me know as soon as possible if you can attend.

Regards,
David Mitchell

IT Project Manager

Email 2

Dear Mr Smith,
My name is Sue Jenkins and I am writing on behalf of Reef Technologies plc.

We are pleased to announce that we are sponsoring a series of presentations on the future of renewable energy. The presentations are going to be performed by world-renowned experts in the field (for example Dr Josh Bartlett from MIT and Mrs Jennifer Woods from Clean Future inc.) and will consider future advances in the technology of renewable technology.

Due to your company having worked with Reef Technologies plc in the past, we would like to invite you to the event. The event will be held at the Randalls Conference Centre in Leeds between 3pm and 8pm on the 12 April 2013. If you require directions to the venue, please let me know.

If you would like to attend, please confirm your attendance by replying to this email by the 18 March 2013.

If you have any questions about the event, please don’t hesitate to contact me by email (on sjenkins@reeftech.com) or by mobile/cell (on 07867 7433123).

I look forward to receiving your reply.

Yours faithfully,
Sue Jenkins

PR Manager

Reef Technologies plc

Can’t attend the meeting (thông báo không tham dự được cuộc họp)

Email 1

Dear Mr Smith,

Thank you for the invitation to the review meeting on the 12 July. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting.

If you need to contact me, please do not hesitate to do so on my mobile, 6902341899.

I apologise for any inconvenience this may cause.

Yours sincerely,
T Berridge

Email 2

Hi John,
I hope that everything’s going well over there?

I’m afraid that I can’t make tomorrow’s meeting. Something very important has just come up and I’m going to be very busy tomorrow.

I’m sorry for the short notice, but I just found out this morning.

Is there any chance we can put the meeting back until Friday?

Let me know if that’s OK for you.

Regards
Will

Email 3

Dear Miss Garland,

With reference to the upcoming review meeting on Thursday the 13 November, I am afraid that due to personal reasons, I will not be able to attend.

Would you object if we postponed the meeting to next week? If this is appropriate, what day would be convenient for you?

If you have any questions, please do not hesitate to contact me on my mobile, 1902341892.

Allow me to apologise for any inconvenience this may cause.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,
D Mitchell

Emails of thanks (thư cảm ơn)

Email 1

Dear Mr Trotter,

I would like to take this opportunity to thank you for showing myself and my colleague around your factory on Monday. It was both a very informative and productive visit for both myself and my colleague. I really appreciate that you took time out of your busy work schedule to show us around and meet with us.

It was a pleasure to meet with you and your staff. All of whom treated us with the utmost kindness and respect during the whole of our visit. If you could pass our thanks onto your staff, it would be very much appreciated.

Once again, thank you for the visit.

Yours sincerely,
Eric Banner

Account Executive

Merlin Components plc

Email 2

Dear all,

I would just like to make you aware that our company has won the contract to supply photocopiers to the American government for the next 3 years.

I would like to thank you all for the hard work you have done over the last four months. The winning of this contract is a recognition of all your hard work and dedication that you have made over the years to make our company great. This wouldn’t have been possible without you.

Thank you,
Ron Lowe

CEO
Runners Ink inc.

Email 3

Hi Peter,

Thanks a lot for sending me a copy of the report. It’s really appreciated.

Regards,
Sally

Formal email of complaint (thư phàn nàn)

Dear Mrs Boswell,
I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and basically useless.

As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.

As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.

Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled toan explanation why Peter Taylor has not answered my email, and is refusing to replace the components.

Unless this issue is resolved promptly, then unfortunately, we will be forced to take further action.

I expect an email from yourself by 5pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.

Yours sincerely,
Craig Smith

EGO Production Director

Formal email of request (thư yêu cầu)

Dear Mr Mitchell,
I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.

In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.

Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.

And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful ifyou could provide us with a quote for this extension.

I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,
Ian McAdam
Development Manager

Hi vọng sau bài viết này của thanhtay.edu.vn, bạn đã nắm được cách viết Email bằng tiếng Anh thật chính xác. Bên cạnh việc tuân thủ với những hướng dẫn trên, bạn cũng cần linh hoạt để phù hợp với tính chất khác nhau của mỗi email nhé.