5 cách để hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian đống vai trò rất quan trọng đối với tất cả chúng ta. Chính vì thế việc rèn luyện kỹ năng này là việc làm cần thiết. Trong bài viết này, thanhtay.edu.vn sẽ giới thiệu đến bạn một số cách để quản lý thời gian hiệu quả, cùng theo dõi nhé!

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và kiểm soát thời gian một cách có ý thức để các hoạt động được diễn ra một hiệu quả với năng suất cao nhất.

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian của bản thân. Giúp phân bổ thời gian để thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian càng tốt thì quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không phải đánh giá trên thời gian làm nhanh hay chậm.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

2.1. Giúp nâng cao năng suất làm việc

Nếu biết cách quản lý thời gian thì bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng cần phải hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả của công việc.

Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý sẽ giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo với những khoảng thời gian trống.

2.2. Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Làm thế nào trong học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời chính là quản lý thời gian.

Kiểm soát thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, mệt mỏi tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian giúp giảm bớt áp lực và căng thẳng

Bên cạnh đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của bản thân và chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện.

2.3. Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích

Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn nữa.

Bên cạnh thời gian ăn uống, ngủ nghỉ, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình. Từ đó có thể làm được những việc mình thích.

2.4. Hạn chế thói quen xấu

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết sắp xếp thời gian,…sẽ gây tác hại khôn lường cho các cá nhân cũng như tập thể nơi cá nhân ấy làm việc.

Vì thế, kỹ năng quản lý thời gian có vai trò rất quan trọng. Giúp bạn loại bỏ những thói quen xấu và tạo động lực để bắt tay thực hiện kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian bạn có thể sẽ đưa ra những quyết định sài lầm bởi suy xét chưa chín chắn.

3. Bí quyết giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

3.1. Lên danh sách các việc cần phải làm

Việc đầu tiên bạn cần phải làm để quản lý tốt thời gian của mình đó chính là lên danh sách các việc cần làn và thời hạn cần phải hoàn thành nó.

kỹ năng quản lý thời gian
Lên danh sách các việc cần phải làm

Sử dụng danh sách việc phải làm là một cách rất hiệu quả nhằm kiểm soát các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân bạn làm việc một cách có tổ chức.

Việc này giúp bạn dễ dàng sử dụng thời gian của mình. Công việc càng rõ ràng thì mức độ hoàn thành càng cao. Bên cạnh đó, hãy luôn giữ danh sách bên mình để luôn nhắc nhở bản thân.

3.2. Lập kế hoạch công việc

Việc lập kế hoạch rất cần thiết để các bạn có thể hoàn thành mục tiêu của mình. Vì thế hãy đầu tư cho nó thật chi tiết nhé!.

Khi bạn đã liệt kê những công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều.

Nếu không có kế hoạch, bạn sẽ không định hướng được những điều mình cần làm và thời gian hoàn thành. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa? Và có những giải pháp điều chỉnh phù hợp nhất.

3.3. Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian xem lại công việc nào quan trọng cần phải làm trước. Đặt ưu tiên cho danh sách việc phải làm giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng với bạn.

Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:

kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
  • Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách
  • Những việc quan trọng nhưng không cấp bách
  • Những nhiệm vụ không quan trọng được đưa vào một danh mục riêng
  • Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối

Nhờ đó, bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.

3.4. Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cần thiết.

Hãy dành thời gian sắp xếp bàn làm việc một cách gọn gàng, khoa học. Từ đó có thể tập trung vào công việc tốt hơn. Bởi bàn làm việc quá bừa bộn sẽ làm bạn mất tập trung trong quá trình làm việc.

Thêm vào đó, hãy luôn để gọn gàng tài liệu, nếu bạn phải làm việc thường xuyên với tài liệu thì nên đặt một giá để tài liệu văn phòng phẩm tại một góc gọn trên bàn.

3.5. Sử dụng các phần mềm quản lý công việc

Đây là một trong những cách hiệu quả để hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Thay vì phải lên kế hoạch, lập lịch biểu một cách thủ công, gây mất thời gian thì chúng ta có thể sử dụng phần mềm thay thế.

Trên đây là 5 cách để bạn có thể hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Thanhtay.edu.vn chúc các bạn học tập và rèn luyện tốt các kỹ năng cho mình. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website của chúng tôi nhé!

Leave a Comment