Trong nhiều trường hợp, ứng viên trúng tuyển sẽ từ chối nhận lời mời làm việc từ doanh nghiệp, vì công việc không phù hợp hoặc chế độ lương, mức độ đãi ngộ không như mong muốn. Nếu bạn không phản hồi sẽ rất mất lịch sự và kém chuyên nghiệp. Vì vậy, kỹ năng viết mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh là vô cùng cần thiết.
Nội dung chính:
1. Thư từ chối nhận việc là gì?
Thư từ chối nhận việc có thể hiểu là một thông báo của ứng viên muốn gửi đến nhà tuyển dụng. Trong thông báo, ứng viên sẽ gửi tới nhà tuyển dụng về quyết định của bản thân mình về vị trí công việc mà nhà tuyển dụng muốn chào mời ứng viên.
Khi viết email từ chối nhận một lời mời công việc, thông thường ứng viên sẽ có những lý do như sau:
- Nơi làm việc và nơi sinh sống của ứng viên quá xa, khó đảm bảo yêu cầu công việc
- Các chế độ đãi ngộ cho nhân viên không được như mong muốn.
- Ứng viên cảm thấy năng lực mình khó đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng.
- Môi trường làm việc không phù hợp….
Tuy nhiên, dù cho có lý do nào thì bạn cũng nên viết một email từ chối với văn phong lịch sự nhất có thể. Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp về bạn trong mắt của nhà tuyển dụng.
Tham khảo thêm các Khóa học IELTS tại Thành Tây
2. Thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh cần những gì?
Viết thư từ chối đòi hỏi ứng viên cân nhắc và suy nghĩ câu chữ nhiều hơn là thư đồng ý. Để thuận lợi trình bày, bạn nên liệt kê những điều mình muốn gửi đến nhà tuyển dụng theo các mục nội dung sau:
- Lời cảm ơn: Đầu tiên, bạn hãy đưa ra lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã trao cho bạn cơ hội giữa hàng ngàn CV xin việc;
- Tiếp theo, hãy đưa ra lời từ chối nhận việc;
- Trình bày lý do từ chối một cách hợp lý và thuyết phục;
- Thể hiện niềm quan tâm và sự tiếc nuối khi không thể chấp nhận thư mời từ nhà phỏng vấn;
- Gửi lời chúc tốt đẹp và lời chào tới công ty đã mời bạn làm việc.
3. Cấu trúc của thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh
Cấu trúc thư bao gồm những phần chính sau.
3.1. Tiêu đề thư
Phần tiêu đề thư sẽ được thể hiện ở phần subject của email, bạn nên thể hiện ngay cụm từ Job Refusal Letter cùng vị trí ứng tuyển và họ tên của bạn. Mục đích của tiêu đề là để cho nhà tuyển dụng quản lý được thông tin người gửi cùng với vị trí mà họ được mời.
Ví dụ: Vu Thi Khanh Huyen – SEO Trainee
3.2. Nội dung chính của thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh
Lời chào đến người nhận thư
Thông thường, bạn sẽ hồi âm lại người đã gửi email thông báo trúng tuyển. Nếu người gửi dùng email chung, bạn có thể gửi đến “Bộ phận tuyển dụng công ty” hoặc kèm thêm người đã trực tiếp phỏng vấn bạn.
Cách để đưa ra lời chào:
- Dear Mr/ Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty]: Nếu bạn biết rõ tên hay chức danh của nhà tuyển dụng;
- Dear + [Tên công ty]: Nếu bạn không biết rõ tên của nhà tuyển dụng
- Cách viết khác, đó là [Dear + Sir/Madam].
Ví dụ: Dear Thanhtay Company,
Gửi lời cảm ơn vì đã tuyển dụng bạn
Trân trọng những gì người khác dành cho mình là một hành vi ứng xử cao đẹp. Tuy không có cơ hội hợp tác cùng nhau nhưng nhà tuyển dụng đã mời bạn làm việc thì họ đã trao niềm tin ở bạn. Vì vậy hãy cảm ơn nhà tuyển dụng vì điều này nhé. Lời cảm ơn sẽ giúp cho mọi việc nhẹ nhàng hơn và thể hiện được sự tôn trọng của bạn.
Ví dụ:
First of all, I would like to sincerely thank you for your concern and opportunity for me.
Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn các bạn đã quan tâm và tạo cơ hội cho tôi.
Gửi lời xin lỗi vì bạn từ chối công việc
Việc các ứng viên không nhận lời mời làm việc sau cả một quá trình tuyển dụng phỏng vấn tốn nhiều thời gian và chi phí sẽ khiến nhà tuyển dụng hụt hẫng và ít nhiều ảnh hưởng đến tiến độ công việc của công ty họ. Vì thế, lời xin lỗi cho việc từ chối công việc là phép lịch sự cần thiết.
Nêu lý do cho sự từ chối công việc
Không nhất thiết phải nêu đúng lý do mà bạn không chấp nhận lời mời làm việc, một lý do chung chung đủ để nhà tuyển dụng ghi nhận lời từ chối của bạn. Tuy nhiên, cần viết ngắn gọn, rõ ràng, không viết dông dài vì có thể gây hiểu nhầm, để lại ấn tượng không tốt đối với nhà tuyển dụng.
3.3. Kết thư
Gửi lời chào, lời chúc và hy vọng một cơ hội hợp tác trong tương lai, cũng như bày tỏ sự tiếc nuối khi của mình về việc không thể hợp tác làm việc với công ty.
Ví dụ:
Sorry if refusing is inconvenient to your recruitment. Hope you will soon find a suitable candidate for this position.
Xin lỗi nếu từ chối là bất tiện cho việc tuyển dụng của bạn. Hi vọng bạn sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.
Cuối cùng là ký tên, để lại thông tin nhằm giữ liên lạc.
4. Những lưu ý khi viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh
Lý do từ chối không nên quá chi tiết
Lý do từ chối là phần không thể thiếu trong nội dung email tiếng Anh từ chối nhận việc. Nếu lý do liên quan đến cơ hội khác hay các yếu tố khác không liên quan đến nhà tuyển dụng, bạn hãy cân nhắc thật kĩ càng. Những lý do đó đôi khi không cần trình bày quá chi tiết, vì sẽ dễ gây ra sự hiểu lầm và mất đi ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng.
Nếu lý do liên quan đến các yêu cầu hay chính sách của công ty như lương, thưởng,.. dành cho bạn. Bạn có thể đề cập đến các lý do này một cách rõ ràng hơn. Tuy nhiên, cũng hãy nhớ rằng nhà tuyển dụng đã suy nghĩ rất kỹ trước khi gửi lời mời nhận việc cho bạn. Vì vậy, hãy đề cập đến các lý do một cách nhẹ nhàng nhất.
Viết thư song ngữ
Tiếng Anh được khuyến khích lựa chọn, nhưng nếu bạn ứng tuyển ở một doanh nghiệp Việt Nam và phân vân không biết nên lựa chọn ngôn ngữ nào để viết thư thì có thể sử dụng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
Điều quan trọng là bạn tuyệt đối không được sai chính tả nhé.
Xem xét giữ liên lạc nếu cần thiết
Nếu bạn cảm thấy có mối quan hệ tốt hay có ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng hoặc ngược lại. Hãy xem xét đến việc giữ liên lạc nếu cần thiết. Bạn có thể để lại một số thông tin liên hệ trong phần nội dung email tiếng Anh từ chối nhận việc.
Việc xem xét này sẽ thực sự cần thiết và hiệu quả nếu bạn từ chối nhận việc vì lý do liên quan đến các yêu cầu, đề nghị, chính sách từ công ty. Nhà tuyển dụng có thể suy nghĩ và liên lạc lại nếu họ thấy hợp lý.
Thời gian gửi thư từ chối
Một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên trúng tuyển hồi âm trong một khoảng thời gian nào đó. Nếu không thấy yêu cầu này, bạn nên gửi thư từ chối trong khoảng 1 – 2 ngày sau khi nhận được thông báo trúng tuyển.
Tham khảo: 90+ lời chúc cuối tuần vui vẻ bằng tiếng Anh
5. Mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh lịch sự và tinh tế
Mẫu thư số 1
SEO Trainee – Vu Thi Khanh Huyen
Dear Mr.Smith,
Thank you for offering me the position of SEO Trainee with Thanhtay Company. However, I accepted a position with another company a few days ago.
I appreciate your taking time to interview me.
Best wishes to you in the future, and I hope our paths cross again in the future.
Best regards,
Khanh Huyen
0963665786
Mẫu thư số 2
Manager Marketing – Huynh Thi Thuy Tien
Dear Mr.John,
My name is Huynh Thi Thuy Tien and I am applying for the Manager Marketing position in your company.
I really regret and sorry to inform you that I am unable to accept that position.. After careful consideration, I found myself not really suitable for this job.
One more time, I would like to say warmly thank you. I hope that we will have another opportunity to cooperate in the future.
Wish you all health, success and happiness!
Best regards,
Thuy Tien
0350888537
Mẫu thư số 3
SEO Executive – Nguyen Thi Kim Anh
Dear Mr.Trang,
I am very happy to receive the invitation to the interview for the position of SEO Executive.
This position is a great opportunity for me, however, due to personal reasons, I am unable to undertake this job.
Thank you so much for your time and consideration. I hope to have many opportunities to work with the company in the future.
Wish you all health, success and happiness.
Sincerely,
Kim Anh
0350888537
Mẫu thư số 4
Sales Logistics – Nguyen Thi Kim Anh
Dear Ms.Huong,
Thank you so much for offering me the position of Sales Logistics.
After careful consideration, I have decided to accept a different position and won’t be able to accept this offer.
I appreciate the time spent interviewing me and introducing me to your organization throughout this process, and sounds like a fantastic company.
It was a difficult decision, and I wish you success in finding the right person for your role.
Thank you again for your time.
Best regards,
Kim Anh
0276856799.
Mẫu thư số 5
SEO Specialist – Tran Thi Khanh Huyen
Dear Thanhtay Company,
First of all, I want to thank you for the opportunity to work as a SEO Specialist in your company. Honestly, I appreciate this chance a lot.
However, I am really sorry to inform you that I am unable to accept this position. For me, this was a very difficult decision, but after careful consideration, I realized that I was not really suitable for the job.Once again, I am very sorry and would like to thank your company for inviting me to work. I also sincerely apologize if this decision is inconvenient and affects the company’s recruitment process.
Best regards,
Khanh Huyen
0350888537
Mẫu thư số 6
SEO Specialist – Tran Thi Khanh Huyen
Dear Sir/Madam,
First of all, I would like to express my appreciation for your attention and your opportunity that you gave me.
I really regret and am sorry to inform you that I cannot accept this job next week. The main reason is that I found myself unsuitable for this position.
I hope that we will have other opportunities to cooperate in the future
Best regards,
Khanh Huyen
0350888537
Mẫu thư số 7
Sales Logistics – Nguyen Thi Kim Anh
Dear Ms.Thu,
I hope you’re doing well.
I’m circling back regarding the job offer.
Unfortunately, I have decided to pursue another opportunity rather than accepting this offer.
I appreciate the time you and your team spent meeting with me and putting together this offer, and I wish you luck in finding the right person for the job.
Best regards,
Kim Anh
0336703667
Tham khảo: Lời chúc chia tay đồng nghiệp bằng tiếng Anh
Những mẫu thư từ chối nhận việc mà thanhtay.edu.vn chia sẻ trên đây có thể áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau. Đừng quên truy cập vào chuyên mục Luyện thi IELTS của chúng tôi để đón đọc thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!
